Sehr viele Finanzleiter sind mit dem Thema Aufbewahrungspflicht konfrontiert und hauptsächlich geht es in den meisten Unternehmen um das Thema e-invoicing. Dazu gibt es rechtliche Grundlagen, die unbedingt eingehalten werden müssen, damit der Datenschutz gegeben ist.

Elektronische Rechnungen, sowie Papierrechnungen sind seit dem 1. Juli 2011 aus steuerrechtlicher Sicht gleichgestellt. Für die elektronischen Rechnungen gibt es eine genaue Regelung.

Elektronische Archivierung bedeutet Originale aufbewahren

Alle Rechnungen müssen original aufbewahrt werden. Bei elektronischen Rechnungen handelt es sich um ein elektronisches Dokument. Deshalb müssen elektronische Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, einen Ausdruck zu archivieren. Es ist hingegen erlaubt, eine Papierrechnung zu digitalisieren und das Original zu vernichten. Vorausgesetzt wird hierbei eine Dokumentation der Digitalisierung. Eine elektronische Rechnung, welche bei Eingang in ein anderes Format konvertiert wurde, muss wieder in das originale Format konvertiert und entsprechend aufbewahrt werden.

Zehn Jahre lang aufbewahren

Die Frist für die Aufbewahrung für elektronische Rechnungen und auch Papierrechnungen beträgt zehn Jahre. Innerhalb von Europa variieren diese Aufbewahrungsfristen zwischen drei Jahren und zehn Jahren. Im Moment wird von der europäischen Union eine Vereinheitlichung für die Aufbewahrungsfristen angestrebt. Bisher gab es allerdings noch keine Umsetzung oder Festlegung dazu.

Die Frist für die Aufbewahrung von Rechnungen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Revisionssicherheit muss unbedingt während des Zeitraums der Aufbewahrung gewährleistet werden. Dies bedeutet u.a. eine Unveränderbarkeit. D.h., dass eine elektronische Rechnung fälschungssicher und unverändert archiviert werden muss. Deshalb macht es Sinn, elektronische Rechnungen direkt nach Eingang zu archivieren und abzulegen.

Cloud eines Dienstleisters wählen

Der Gesetzgeber legt sich nicht fest, auf welchem Speichermedium das geschehen soll. Es empfiehlt sich allerdings entweder eine Cloud eines Dienstleisters oder ein Datencenter. Eine Lösung per Cloud ist deshalb sehr attraktiv für mittlere oder kleine Unternehmen, weil oftmals nicht die entsprechenden Kapazitäten im Betrieb für ein eigenes Datacenter gegeben sind. Ausschlaggebend ist, wo sich der Server für die Cloud befindet.

Verfahrensdokumentation und Nachvollziehbarkeit

Auch eine Verfahrensdokumentation, bzw. eine Nachvollziehbarkeit muss für die elektronische Archivierung gegeben sein. Sollten nämlich spätere Änderungen an einer Rechnung erfolgen, muss einerseits der ursprüngliche Inhalt, andererseits der Grund für die Veränderung erkennbar und nachvollziehbar sein. Deshalb ist während eines gesamten Rechnungspreis eine Verfahrensdokumentation Voraussetzung. Wie diese Dokumentation erfolgt, ist jedem Unternehmen überlassen und nicht vorgegeben.

Maschinelle Auswertung

Maschinell müssen die Rechnungen für eine elektronische Archivierung unbedingt auswertbar sein, es sollte eine gewisse Lesbarkeit gegeben sein. Diese Lesbarkeit ist gewährleistet, wenn die Pflichtangaben aus umsatzsteuerlicher Sicht lesbar dargestellt sind. Anzeigeprogramme werden für elektronische Rechnungen eingesetzt, damit die Anforderungen erfüllt werden können. Wichtig ist daher, dass es sich auch um geeignete Anzeigeprogramme handelt, welche die archivierten elektronischen Rechnungen darstellen können.

Es sollte möglich sein, mathematisch technische Auswertungen, bzw. Nachverfolgungen von Verknüpfungen oder Verlinkungen, sowie Volltext-Suchen mit den archivierten Rechnungen zu gestalten, damit eventuell ein Zusammenhang zwischen einer Buchung und der zugehörigen Rechnung hergestellt werden kann.

Der Ort der Archivierung

Es gibt Vorgaben zum Ort der Archivierung. Ein Unternehmen, das in Deutschland ansässig ist, sollte auch die elektronischen Rechnungen in Deutschland archivieren.

Für SAP Kunden

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