Archive sind in den meisten Betrieben heute längst digital. Vorbei sind die Zeiten von Karteikarten, die schwer zu finden und häufig auch noch mit einer schwer leserlichen Handschrift abgefasst waren. Die elektronische Archivierung ist erheblich leistungsfähiger, schneller, sicherer und letzten Endes auch noch effizienter, da personelle Ressourcen anderweitig eingesetzt werden können. Niemand mehr muss zur Pflege einer riesigen Menge von Karteikarten abgestellt werden.

Eine elektronische Archivierung Software bewahrt, verwaltet und verschliesst digitale Dokumente: ein Archiv, das lediglich digitalen Platz benötigt und damit realen Platz spart, der anderweitig sicher sinnvoller genutzt werden kann. Die Informationen des elektronischen Archivs stehen nun an jedem Ort der Welt bereit, sofern die entsprechende Person zugangsberechtigt zum Archiv ist. Dies ist ein grosser Vorteil gegenüber einem herkömmlichen Archiv aus Papier, das letzten Endes die Anwesenheit an einem bestimmten Ort voraussetzt. Der Archivar im früheren Sinn ist damit nicht mehr notwendig, was der Unternehmung mehr Schwung verleiht und niedrigere Kosten verursacht.

Die Übertragung eines Archivs in ein System – Elektronische Archivierung – ist anfangs ein wenig zeitraubend, danach aber unersetzlich: bestehende papiergebundene Dokumente wie etwa Verträge oder Rechnungen werden digitalisiert (Scanning). Hierbei werden sie in ein Format übertragen, das von der Elektronische-Archivierung-Software geöffnet werden kann. Nun können all die vielen Ordner und Karteikarten, welche bislang das Archiv bildeten, einer anderen Verwendung zugeführt werden.
Mit einer digitalen Archivierung lassen sich zudem Sortierungen nach unterschiedlichen Themen vornehmen, was bei einem „analogen“ Archiv kaum möglich ist. Volltextsuchen und eine unabhängige Speicherung erhöhen die Flexibilität für den Nutzer des digitalen Archivs.

Eine häufig geäusserte Befürchtung war, dass sensible Daten über eine Unternehmung oder dort beschäftigte Personen in falsche Hände geraten könnten, wenn sie elektronische gespeichert werden. Dem wirkt ein Benutzer-Berechtigunssystem entgegen. Hier wird genau definiert, wer welchen Zugriff auf welche Daten erlangen kann. Auf diese Weise ist ein digitales Archiv vermutlich sicherer gegen unerwünschte Neugierige als es ein reales Archiv je sein könnte, wenn man nicht einen Aufwand wie in Fort Knox betreiben möchte.

Mit Schnittstellen zu Mailclients und Datenbanken wie SQL, Access oder Excel lässt sich das digitale Archiv perfekt in die Infrastruktur der Unternehmung integrieren.

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