Viele Unternehmen sind wegen häufiger Neuorganisationen und einer hohen Fluktuation mit ihrer Zeugnisverarbeitung in Verzug. Auch die langsame und ineffiziente Zeugnisabwicklung ist häufig ein Problem, da Zeugnisdokumente zeitintensiv hin- und her gesendet und angepasst werden. In der Folge können Termine nicht eingehalten werden. Eine weitere Herausforderung ist die Sicherstellung eines firmenweiten Qualitätsstandards bezüglich Textformulierung. Der Einigungs- und Formulierungsprozess generiert in Personalabteilungen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand.

Der systemunterstützte Zeugnisprozess entlastet sowohl die Personalabteilung als auch das Management. Ausserdem werden die durchschnittliche Bearbeitungszeit und die Kosten für das Erstellen eines Zeugnisses enorm reduziert. Parallel dazu kann die Personalabteilung durch die generierbaren Textbausteine einen Qualitätsstandard bezüglich Zeugnisformulierungen etablieren.

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