Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Jedes Unternehmen muss zwingend im Rahmen des Archivierungsgesetzes ein gewisses Mass an Aufbewahrung betreiben. Im Handelsgesetzbuch regelt Paragraph 257 die Aufbewahrung von Unterlagen, speziell die geltenden Fristen. Laut geltendem Recht müssen folgende Dokumente archiviert werden:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Konzernabschlüsse
  • Belege
  • Handelsbriefe
  • Arbeitsanweisungen
  • Organisationsdokumente

Wie müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Abgesehen von Eröffnungs- und Abschlussbilanzen ist es nach dem Archivierungsgesetz erlaubt, die genannten Unterlagen elektronisch aufzubewahren, allerdings muss die elektronische Archivierung ebenfalls mit den geltenden Richtlinien der ordnungsgemässen Buchführung konform sein. In der Regel liegt die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist, die mit dem Abschluss des laufenden Kalenderjahres beginnt, bei sechs Jahren für Handelsbriefe und bei immerhin 10 Jahren für alle übrigen relevanten Dokumente. Innerhalb dieser Zeit sind Unternehmen jeglicher Grösse und Branche nach Paragraph 261 des Handelsgesetzbuches dazu verpflichtet, den Erhalt der Dokumente und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Deshalb ist es unerlässlich, dass Unternehmen Rücklagen für die Aufbewahrung bilden.

Welche branchenspezifische Aufbewahrungsregelungen gelten?

Similaire gesetzliche Ansprüche werden auch in der Abgabenordnung erhoben. Weiterhin gelten branchenspezifische Richtlinien, wie zum Beispiel

  • die Betriebsordnung für Luftfahrtgeräte
  • das Betäubungsmittelgesetz
  • die Futtermittelverordnung
  • das Arzneimittelgesetz
  • die Gefahrgutverordnung

Welche Dokumente müssen im Rahmen der Betriebsordnung für Luftfahrtgeräte aufbewahrt werden?
So sind gemäss der Betriebsordnung für Luftfahrtgeräte Halter von Luftfahrtgeräte gezwungen, jegliche Betriebsaufzeichnungen bis zur Ausserdienststellung als auch weitere 12 Monate ordnungsgemäss zu verwahren. Die Betriebsaufzeichnungen müssen folgende Informationen beinhalten:

  • aussagekräftige Angaben über die Instandhaltung
  • Vorgenommene Änderungen
  • Prüfaufzeichnungen
  • Bescheinigungen

Welche Sanktionen drohen bei Missachtung der geltenden Aufbewahrungspflichten?

Im Handelsgesetzbuch sind keine konkreten Sanktionen für die Pflichtverletzung des Paragraphen 257 zu finden. Allerdings stehen Unternehmen und Konzernen bei Missachtung der gesetzlichen Regelungen Sanktionen über das Strafgesetzbuch bevor. Laut Paragraf 274 kann die Nichteinhaltung aufgrund der Unterdrückung von relevanten Unterlagen eine Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren zur Folge haben. Ausserdem sanktioniert das Finanzamt bei Nichtarchivieren wichtiger, unternehmensrelevanter Unterlagen in Form von Betriebsprüfungen, wodurch das Unternehmen mit negativen Konsequenzen rechnen muss. Bei Ignorieren der branchenspezifischen Richtlinien kann es je nach Branche und Verordnung zu unterschiedlichen Folgen kommen. So resultiert meist eine Strafe in Form von Bussgeldbescheiden oder aber auch die Zulassungsverweigerung für die Produkte.

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