Es gibt unterschiedliche Prozesse, die den Arbeitsalltag durchziehen. Diese Prozesse gilt es täglich neu zu strukturieren. Dabei handelt es sich um eine umfassende Problematik. Mit diesem Thema beschäftigt sich das Geschäftsprozessmanagement oder auch Workflow Management.

Übersetzt bedeutet der Begriff Workflow so etwas wie Arbeitsfolge oder Arbeitsablauf. Hierbei geht es einerseits um die zeitliche, andererseits um die räumliche Reihenfolge von Arbeitsvorgängen, die zusammen gehören und an einem Arbeitsplatz stattfinden. Es gibt die Möglichkeit, diese Arbeitsvorgänge zu unterscheiden:

• technisch
• physikalisch
• funktional

Bei einem solchen Arbeitsprozess gibt es sowohl ein eindeutiges Startereignis, als auch ein eindeutiges Endergebnis. Meistens herrscht eine Arbeitsteilung und es gibt mehrere Prozessbeteiligte.

Zusätzlich kommt auch noch das Prozessmanagement ins Spiel, was für eine permanente Analyse der Abläufe während der Arbeit, sowie eine ständige Verbesserung steht.

Auf der operativen Ebene gibt es das Workflow Management. Für das WF Management sind die Ergebnisse des Prozessmanagements die Basis. Hauptsächlich geht es um die Steuerung der Arbeitsabläufe.

Das Ziel ist es, einen richtigen und optimalen Arbeitsablauf zu gestalten. Dafür werden die Prozessbeteiligten mit einbezogen, sowie auch elektronische Systeme zur Unterstützung. Die Anzahl der Arbeiter, die am Prozess beteiligt sind werden koordiniert, der Prozessverlauf wird kontrolliert, dasselbe gilt für den Bearbeitungsstatus.

Das Workflow Management ist also für den optimalen Arbeitsablauf zuständig. Die Abläufe werden durch das WF Management gesteuert und koordiniert. Die Optimierung erfolgt durch unterschiedliche Analysen.

Ein passendes System

Meist wird eine entsprechende Software für das Management verwendet. Ein solches System besteht aus diversen Komponenten, wie zum Beispiel die Organisation und Prozessmodellierung. Ausserdem gibt es die Möglichkeit, die Abläufe mit einer Workflow Engine zu steuern. So werden die einzelnen Prozesse überwacht und in der Folge neue Prozesse angestossen. Ein weiterer Bestandteil ist die Monitoringkomponente. Durch sie sind Analysen möglich, welche in der Folge in die Geschäftsprozessmodellierung einfliessen.

Das Ziel von einer solchen Software ist es, die Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Prozesse transparent zu machen. Durch solche Systeme werden die Abläufe einerseits automatisiert, andererseits vereinfacht. So spart man sich Zeit und Geld, ausserdem werden Fehler vermieden.

Durch gutes Management im Workflow werden die Reihenfolgen der Bearbeitungen besser eingehalten, ausserdem erhalten alle Beteiligte die nötigen Informationen. Die Prozesse steigen in ihrer Transparenz und die Aufgaben werden korrekt verteilt. Bestehende Schwachstellen werden aufgedeckt und verbessert.

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