Die SAP Travel Management Module werden in Kurzform FI-TV genannt. Sie unterstützen jegliche Prozesse, die in der Planung, Organisation und Durchführung von Business-Reisen involviert sind. Im Detail sind dabei alle kostenrelevanten Aspekte inkludiert. Damit sind nicht nur die Kosten an sich, sondern auch Gebühren und Steuern gemeint. Diese wiederum sind in einem Kostenreport darstellbar. Diese können angezeigt und an andere interne Stellen weitergeleitet werden. Zudem können Regeln für das Management einer Dienstreise dem System auferlegt werden.

Ein Prozess des gesamten Ablaufs könnte folgendermassen ablaufen:

  1. Anforderung seitens der Bedarfsstelle an die durchführende Stelle des FI-TV.
  2. Organisation von Hotel, Flug, Zug, Mietauto und anderen dazugehörigen Dienstleistungen.
  3. Dabei kommen die Regeln für das Management der Dienstreise zur Anwendung. Diese könnten beispielsweise beinhalten, dass Dienstreisen mit einem Flug über 8 Stunden Reisezeit automatisch in einer Business-Klasse gebucht werden. Ebenso können Vereinbarungen mit den Reisedienstleistern beachtet werden, um die Buchungen entsprechend auszuführen und die richtigen Preise zu ermitteln. Ggf. sind hier Regeln wie Preisrabatte anwendbar, wenn sie denn zuvor vereinbart wurden.
  4. Nach den Vorschlägen, die unterbreitet werden, können diese seitens der anfordernden Stelle angenommen oder abgelehnt werden.
  5. Danach kann das Management durchgeführt werden.
  6. Nach der Buchung und spätestens nach der Reise: Erhebung der Ausgaben und Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen.
  7. Bezahlung via FI, HR oder mit einem anderen Austauschsystem einer Bank beispielsweise.

Die Berichte aus dem SAP haben wichtige zusätzliche Funktionen. Mit den Erhebungen von Volumina auf die Dienstleister verteilt, sind ggf. Rabatte verhandelbar. Zusätzlich bietet es für Projekte und sonstige kostenrelevanten Erhebungen die entsprechende Basiskontrolle. Schliesslich dient der Bericht der Transparenz. Dieser bestätigt, dass die günstigste Variante gebucht und in Anspruch genommen wurde. Zudem werden die optischen Belege dazu gespeichert, welche nicht nur für Transparenz sorgen, sondern für die finanztechnische bzw. buchhalterische Ansprüche genüge tun.

Interessant ist es bei dem SAP Modul, das es ebenso länderspezifisch anzupassen ist. Somit lassen sich besondere Preise oder Steuern im System individuell einpflegen und auf die Reisen anwenden.

Da Businessreisen dem Personalbereich zugeschrieben werden, ist das Modul im SAP HR als Untermodul angesiedelt.

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