Projektmanagement-Methoden zum Projektstart

Meist müssen innerhalb kürzester Zeit in einem Unternehmen entscheidende Bestimmungen und Vereinbarungen getroffen werden. So stehen Unternehmen in der Angebots- und Auftragsbearbeitungs-Phase immer unter einem besonderen Leistungsdruck. Auf potentielle Kunden muss entsprechend reagiert werden und im Auftragsfall ist es erforderlich, dass die Produktion zum vereinbarten Termin aufgenommen werden kann. Industrieunternehmen mit kundenspezifischen Produkten sind dabei meist besonders betroffen. Produktionsplanung und Entwicklung sind dabei wichtige Faktoren. Bei einer Anfrage, welche über den standardisierten Prozess hinausgeht, ist ein gut strukturiertes Projektmanagement gefragt.

Anfragen für Angebote ausserhalb des Standards

Spezielle Anfragen werden nicht selten abgelehnt. Dies kann die verschiedensten Gründe zur Ursache haben. Beispielsweise ist es oft der Fall, dass die Stückzahlen zu gering sind, der Preis zu gering ist oder die notwendigen Investitionen in Werkzeuge das Budget überschreiten. Trotzdem bleiben manche Anfragen sehr lukrativ und für den Betrieb interessant. Ein wirtschaftliches Wachstum könnte daraus resultieren. Falls der Standard dennoch nicht passt, ist ein spezielles Handeln erforderlich. Dieses sieht folgendermassen aus:

Erstellung des Angebots für einen gelungenen Projektstart

Mit dem Kunden werden von Mitarbeiter eventuell noch offene Punkte ausführlich abgeklärt. Dabei wird das Lastenheft zu Rate gezogen. Ob der notwendige Aufwand wirklich gerechtfertigt ist, ergibt sich aus einer Grobanalyse. Aufgrund der Angebotserstellung und der kritischen Ressourcen ist dieser Vorgang unbedingt erforderlich und kann zu einer schnelleren Entscheidung führen. Neuartige Materialien stellen beispielsweise ein erhöhtes Risiko dar, da die Fertigungstoleranzen besonders beansprucht werden. Die Materialbearbeitung gestaltet sich demnach sehr viel schwieriger als normal kalkuliert. Nach erteilter Angebotserstellung vom Management wird das Pflichtenheft erstellt und es folgt die Angebotskalkulation.

Pflichtenhefterstellung und Analyse der Machbarkeit

Bis zur Angebotsabgabe steht meist nicht viel Zeit zur Verfügung. Deshalb besagen die Projektmanagement-Methoden, dass es hilfreich ist, einen Workshop durchzuführen. Die notwendigen Experten können darin lernen, die Angebote schneller und effizienter zu bearbeiten und so einen Erfolg zu begünstigen. Besondere Beachtung sollten in diesem Fall vor allem die kritischen Punkte und die Risiken der Grobanalyse erhalten. Dabei kommen die meisten Teilnehmer oftmals aus folgenden Bereichen:

– Produktionsvorplanung
– Produktion
– Einkauf
– Vertrieb
– Qualitätssicherung
– Entwicklung

Alle Workshop Teilnehmer sollten über das entsprechende Fachwissen verfügen. Das Abbrechen des Seminars sollte aufgrund von akuten Nichtwissens unbedingt vermieden werden.