Die revisionssichere elektronische Archivierung ist heute ein Hauptbestandteil der elektronischen Buchführung. Gemeint ist damit aber nicht nur die Buchführung im engeren Sinne, sondern auch die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, Unterlagen und anderen Aufzeichnungen die für die Dokumentation des Geschäftsbetriebs erforderlich sind. Ebenfalls wichtig ist der sichere Zugriff auf diese Daten und die Abschottung gegenüber Dritten.

Als Grundlage und gleichsam rechtlicher Leitfaden dessen, was eine derartige Archivierung leisten muss, dienen in Deutschland verschiedene Gesetzestexte, von denen die Bestimmungen im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung die herausragendsten sind. Der Begriff Revisionssicher bezieht sich dabei nicht nur auf die in dieser Weise archivierten Dokumente, sondern auch auf das elektronische Verfahren der Datenspeicherung selbst.

Anforderungen und Merkmale

Wichtigste Merkmale dieser elektronischen Archivierung sind gesicherte Abläufe bei der Verarbeitung und Archivierung der Daten, sowie ein sicherer Betrieb bei der Nutzung der Datensätze. Ebenso bedeutend ist der Nachweis einer Verfahrensdokumentation. Diese Dokumentation ist wichtig, um aufzeigen zu können, dass die gesetzlichen Anforderungen an die betriebliche Dokumentation erfüllt wurden. Dabei müssen die elektronischen Archivsysteme so angelegt sein, dass die die dort gespeicherten Informationen jederzeit auffindbar und nachvollziehbar sind. Zudem muss eine solche Archivierung sicherstellen, dass die Daten sowohl unveränderbar als auch vor Verfälschung geschützt abgelegt sind.

Damit die für die Archivierung vorgesehenen Systeme den gesetzlichen und anderen Anforderungen der Betriebsführung entsprechen, werden diese auch zertifiziert und zudem laufend überprüft. Diese Überprüfung erfolgt zumeist durch den gleichen Wirtschaftsprüfer, der auch mit der Überprüfung der übrigen wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens betraut wurde. Der seinerseits beauftragte Wirtschaftsprüfer greift bei seiner Überprüfung dabei auf Vorgaben zurück, die vom Institut für Wirtschaftsprüfer ausgearbeitet wurden. Auch der TÜV bietet Möglichkeiten an, die Einhaltung der Revisionssicherheit zertifizieren zu lassen.

Auch wenn die Vielzahl der möglichen Zertifizierungen und Leitfäden zur Überprüfung dies vorzugeben scheinen, existieren bislang keine allgemein gültigen Zertifizierungen im Bezug auf elektronische Archivierungssysteme. Deswegen ist die Bedeutung solcher Zertifikate mitunter auch nicht relevant. Vielmehr wird die Revisionssicherheit individuell beim einzelnen Unternehmen überprüft. Da es derzeit vom Gesetzgeber noch keine Vorgaben gibt, die die elektronische Archivierung an sich betrifft, ist bis heute eine ausschliessliche elektronische Archivierung in Deutschland auch nicht zulässig.

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