In der Elektronischen Datenverarbeitung ist der Umgang mit den Daten der Belegschaft der vielleicht wesentlichste Bestandteil überhaupt. Immerhin handelt es sich bei diesen Menschen um Hirn und Herz eines Betriebes, der ohne diese Mitarbeiter nicht existieren könnte. Der Umgang mit den Daten der Mitarbeiter findet aber keinesfalls in einem rechtsfreien Raum statt, auch wenn der Gesetzgeber, bei der praktischen Umsetzung, ganz bewusst viel Freiraum zulässt um die Autonomie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Vielmehr gibt es zahlreiche rechtliche Vorschriften, die ihre Grundlage in den Bestimmungen zur Datensicherheit haben und auch in Bezug auf die Mitarbeiter gelten. Um darüber hinaus den Umgang mit diesen Daten zu regeln, bietet sich eine Betriebsvereinbarung Elektronische Personalakte zu diesem Thema an. Eine solche Vereinbarung sollte mit dem vorhandenen Betriebsrat getroffen werden, denn dieser ist per Definition der organisierte Ansprechpartner für die Bedürfnisse der Beschäftigten.

Zwar sind Form und Inhalt einer solchen Vereinbarung nicht festgelegt, allerdings hat sich über die Jahre eine Struktur herausgebildet, wie ein solcher Vertrag beschaffen sein sollte. Vorlagen sind im Internet zu finden. Es ist aber wichtig zu Bedenken, dass jede Vereinbarung jeweils individuell an den eigenen Betrieb angepasst werden muss.

Die Eckpunkte einer solchen Vereinbarung

Im wesentlichen sollte eine solche Betriebsvereinbarung fünf Eckpunkte umfassen, die sich dann weiter aufgliedern.

Zu Beginn einer solchen Vereinbarung sollte eine Einleitung stehen, die Sinn und Zweck des Dokuments zusammenfasst. Zudem sollte der Geltungsbereich definiert sein. Dabei bezieht sich dieser Punkt weniger auf einen räumlichen Umfang, der aber auch beschrieben werden kann. Vielmehr ist hier darzulegen, ob etwa auch Mitarbeiter von Fremdfirmen in diese Vereinbarung eingebunden sind.

Der zweite Abschnitt sollte eine technische Beschreibung umfassen. Hier wird festgelegt, welche technischen Möglichkeiten zur Erstellung und Aktualisierung einer Personalakte herangezogen werden können und und welche dieser Möglichkeiten nicht ausgeschöpft werden dürfen. Auch die Mitbestimmungsrechte der Belegschaft sind Teil der Betriebsvereinbarung Elektronische Personalakte.

Die Abschnitte drei und vier sollten die Themen wie Datenschutz und Zugriffsrechte auf die Personalakten aufgreifen. Der fünfte Abschnitt umfasst Regeln und Bestimmungen, die in den vorigen Abschnitten thematisch nicht untergebracht werden konnten. Insbesondere sind hier Bestimmungen zur Konfliktregelung zu nennen, da auch die Betriebsvereinbarung Elektronische Personalakte nicht alle Eventualitäten abdeckt. Die Schlussbestimmungen, ebenso wie die obligatorische salvatorische Klausel, sollten sich in diesem Abschnitt finden.

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