Traditionell bedeutet die Archivierung von Dokumenten, eine historische Aufzeichnungen zu bewahren. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind einzigartig, im Gegensatz zu Büchern in einer Bibliothek, die viele Kopien im Umlauf haben.

Die elektronische Datenarchivierung verwendet automatisierte Programme, die wichtige Dokumente identifiziert und diese auf sekundäre Speichergeräte auslagern. Auf diese kann oft auch online zugegriffen werden. Zum Beispiel können Daten in Web-Speicher-Einrichtungen von Drittanbietern archiviert werden. Bei der elektronischen Archivierung können viele Dateien verkettet, komprimiert und verschlüsselt werden. Diese Praxis reduziert den Bedarf des Speicherplatzes. Während eine Verschlüsselung Daten nur für diejenigen zugänglich macht, die den passenden Schlüssel haben.

Bei der Archivierung von Dokumenten ist unabdingbar, deren Integrität zu gewährleisten. In der Regel werden Fehlererkennungsalgorithmen verwendet, um zu prüfen, ob die Kopie identisch zum Original ist. Während die Archivierung von Daten das Ziel verfolgt, Kosten zu reduzieren und die Leistung zu verbessern, werden nicht produktionsspezifische Daten in der Regel archiviert, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Staatliche Vorschriften verlangen, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie Finanzkonten, für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden.

Die Konservierung elektronischer Dokumente steht vor verschiedenen Problemen. Der technologische Fortschritt ist rasant und führt dazu, dass Hard- und Software, die für die Erzeugung der Daten verwendet wurden, schnell veraltet. Speichermedien werden kompakter und neue Medien, die neue Dateiformate verwenden, können möglicherweise keine Daten lesen, die von älteren Medien erstellt wurden. Neue Versionen von Software werden ebenfalls regelmässig eingeführt, um Technologieverbesserungen zu nutzen. Die aktuelle Version ist oft nicht in der Lage, Daten zu lesen, die von älteren Versionen derselben Software erstellt wurde.

Viele Strategien wurden vorgeschlagen, um die mit archivierten Daten verbundenen Lesbarkeitsprobleme zu bewältigen. Dazu gehören das regelmässige Kopieren alter Dokumente auf neue Medien, sowie die regelmässige Konvertierung alter Daten in neue Formate. Auch die Entwicklung von Emulatoren, mit denen aktuelle Systeme frühere Umgebungen der alten Software simulieren und in diesen virtuellen Umgebungen erstellte Daten lesen können, helfen dabei, das Problem zu beseitigen.

Bei der Archivierung elektronischer Daten müssen Probleme mit der Lesbarkeit behandelt werden. Dies geschieht häufig dadurch, dass jedes Dokument mit einer Aufbewahrungsrichtlinie versehen wird. Dokumente, die ihre nützliche und gesetzlich vorgeschriebene Lebensdauer überschritten haben, können dauerhaft entfernt werden. Wodurch Kosten für die Pflege alter Daten in einem lesbaren Format eingespart werden.

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